Administrar eficientemente una oficina no es tarea sencilla. Se trata de una tarea que exige tiempo y recursos humanos y económicos para lograr un equilibrio perfecto entre ubicación, buena atención del cliente, equipamiento y productividad. 

Sin embargo, dicha gestión sí se puede simplificar al máximo mediante el arriendo de oficinas equipadas y espacios de coworkingDe hecho, representa la solución más efectiva a la hora de hacerlo. 

Por lo general, las oficinas amobladas para arrendar están ubicadas en los centros de negocios más importantes de las ciudades. Ofrecen una sólida imagen corporativa, están diseñadas para incentivar la productividad y cuentan con todos los equipos y servicios que una empresa requiere para funcionar eficientemente, como son recepción, atención al cliente, salas de reunión, Internet y mucho más. 

Luego de la búsqueda, es la empresa quien se encarga del diseño de la oficina, el equipamiento, la resolución de problemas relacionados con el mobiliario y los equipos, el pago de servicios básicos y de la gestión de personal de seguridad, recepción, limpieza y demás. 

Coworking

Estos espacios colaborativos son más modestos que las oficinas amobladas, pero ofrecen beneficios que todo freelancer, microempresario o emprendedor debería considerar: 

  • Diseño y disposición del mobiliario pensados para fomentar la interacción y la colaboración entre profesionales, potenciando así las alianzas de negocios. 
  • Están equipados con todo lo que podría tener una oficina de vanguardia, solo que en un espacio más abierto.
  • Están dotados de elegantes recepciones, salas de juntas y áreas comunes que proyectan una excelente imagen corporativa. 

De acuerdo con las estadísticas, cada día hay más espacios de coworking en el mundo. Chile ya cuenta con más de 100 de estos espacios, encontrándose la mitad en Santiago.

Beneficios de una buena oficina

Como puede verse, tanto las oficinas equipadas como los espacios de coworking, simplifican totalmente la administración de la oficina. Los empresarios solo tienen que preocuparse por: 

  • Planificar la gestión de recursos: independientemente de su tamaño, en las oficinas se gasta a diario una cantidad significativa de recursos como energía, papel y otros recursos. Es importante crear un plan de acción para reducir el desperdicio, con objetivos y responsabilidades claramente definidos. 
  • Organizar sistemáticamente la oficina: es importante ubicar estratégicamente cada uno de los elementos, documentos, equipos, muebles y demás que se tienen en la oficina. De esa manera, los colaboradores perderán menos tiempo buscando cosas y la gerencia tendrá a la mano todo lo que necesite, no solo para la gestión del espacio de trabajo sino de la oficina en general.

Por supuesto, no está de más evaluar periódicamente el rendimiento del negocio y tratar de establecer una relación entre los resultados y su ubicación y planta física, con el fin de ejecutar las acciones a que haya lugar.