El COVID-19 ha obligado a las empresas de todo el mundo a promulgar – o crear – protocolos de trabajo a distancia. Empresas como Box, Amazon, Airbnb, Facebook, Google y Microsoft han establecido con sus empleados alguna variación de “trabajo desde casa”.

Pero la gran mayoría son las organizaciones más tradicionales en rubros como el inmobiliario, financiero, gobierno, etc .

Como la mayoría de las cosas, hay diferentes niveles de competencia y sofisticación a escala.

Los cinco niveles de los equipos distribuidos

Nivel 1: Acción no deliberada

La empresa no ha hecho nada deliberado para apoyar el trabajo a distancia, pero los empleados todavía pueden mantener la gestión si están en casa por un día.

Tienen acceso a su smartphone, y al correo electrónico. Tal vez llamen a algunas reuniones.

Pero pospondrán la mayoría de las cosas hasta que vuelvan a la oficina, y serán una sombra de su yo de la oficina.

El nivel 1 es donde la gran mayoría de las organizaciones estaban antes del brote de COVID19.

Nivel 2: Recreando la oficina en línea

Aquí es donde la mayoría de las organizaciones residen ahora, especialmente las tradicionales.

Es donde sus empleados tienen acceso al software de videoconferencia (por ejemplo, Zoom), al software de mensajería instantánea (por ejemplo, Slack) y al correo electrónico, pero en lugar de rediseñar el trabajo para aprovechar el nuevo medio, los equipos terminan finalmente recreando en línea, cómo trabajan en la oficina.

Esto se extiende a muchos de los malos hábitos que impregnan la oficina moderna y suprimen la capacidad de los trabajadores para pensar realmente -aquí se ven las videollamadas de 10 personas cuando dos personas serían suficientes, más de 60 interrupciones al día- ahora a través de Slack y las llamadas telefónicas, la comprobación esporádica y la respuesta al correo electrónico más de 70 veces al día durante todo el día, o la hiper-respuesta.

En el Nivel 2, se espera que la gente siga en línea de 9 a 5, y en algunos casos que esté sujeta a lo que esencialmente equivale a spyware, con los empleadores instalando software de registro de pantalla en las máquinas de sus empleados para que puedan desempeñar el papel de Gran Hermano

Si estás en el Nivel 2, todavía tienes un largo camino por recorrer…

Nivel 3: Adaptación al medio

En el nivel 3, las organizaciones comienzan a adaptarse y a aprovechar el medio.

Es en esta etapa que las empresas comienzan a invertir en mejores equipos para sus empleados también, como la iluminación para las videollamadas y los micrófonos con cancelación de ruido de fondo. Y el uso de documentos compartidos (ej. Google Doc)

La comunicación escrita efectiva se vuelve crítica cuanto más las empresas adoptan el trabajo a distancia. Con una aversión a “saltar en las llamadas” a capricho, y una preferencia por la comunicación asíncrona.

Nivel 4: Comunicación asíncrona

“Lo haré cuando me convenga. Esta es la naturaleza de la comunicación asincrónica.

La realidad es que la mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata. Para la mayoría de las cosas, un correo electrónico o mensaje instantáneo de una sola dirección debería hacer el trabajo, con el destinatario respondiendo cuando le conviene.

Si algo es realmente urgente, entonces el modo de comunicación debería reflejar eso. Levanta el teléfono, o toca a esa persona en el hombro, pero solo si es realmente urgente.

Aparte del beneficio obvio y masivo de dar a los trabajadores tiempo para pensar, crear y entrar en el estado de flujo (un estado psicológico en el que somos hasta cinco veces más productivos según McKinsey), pero la comunicación asíncrona predispone a las personas a tomar mejores decisiones.

Como dice Robert Greene, si quieres eliminar las emociones de la ecuación, aumenta el tiempo de respuesta. Darle a la gente tiempo para pensar entre la pregunta y la respuesta, en lugar de ser víctima de soltar la primera cosa que se le ocurre en una reunión o cuando se le toca los hombros, proporciona un beneficio compuesto a la organización con el tiempo.

Nivel 5: “Nirvana”

Aquí es donde su equipo distribuido trabaja mejor que cualquier equipo en persona. Este  nivel se equipara con tener más énfasis en el “diseño del entorno”, en lo que se refiere a la cultura de la organización, y al entorno físico en el que trabaja la gente.

Trabajar en forma flexible es por el momento, un privilegio y no un derecho para muchos, así que seamos más intencionales sobre cómo trabajamos, demostremos que podemos ser más productivos y ganemos el derecho a trabajar desde donde nos plazca más a menudo.

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