Para toda empresa, la elección de sus oficinas es un tema estratégico, ya que impacta directamente en temas como imagen, oportunidades de desarrollo, networking y clima organizacional, entre otros. Cuando las Pymes se enfrentan al reto de seleccionar espacios físicos óptimos para ubicar sus oficinas deben evaluar 4 aspectos clave:

Costos

El presupuesto disponible para pagar el arriendo y los servicios debe optimizarse, para ello es importante revisar no solo el monto del arriendo, sino también el promedio mensual de gastos comunes y servicios. Estos últimos ítems suelen ser bajos en espacios que cuentan con coworking, o áreas compartidas, ya que se pueden distribuir entre varias empresas.

Ubicación 

La localización es clave para consolidar y expandir las oportunidades de desarrollo. Seleccionar la ubicación comercial ideal abre puertas y permite ampliar el networking. Asimismo, las facilidades para llegar hasta el lugar a través de diversos medios de transporte y contar con estacionamiento, son un plus importante para empleados, clientes y proveedores.

Flexibilidad

Los contratos convencionales de arriendo suelen partir del año en adelante, solicitando al arrendatario gran cantidad de documentación y pre-requisitos. En el arriendo de oficinas amobladas existen contratos mucho más flexibles, tanto en períodos como en opciones de variar la cantidad de puestos de trabajo, espacios privados y compartidos, entre otros.

Mobiliario

Equipar adecuadamente la oficina es importante tanto para las labores cotidianas de los empleados como para la imagen que proyecta la empresa. El mobiliario debe ser funcional pero también atractivo, respondiendo a las necesidades del equipo que hace vida laboral en ese espacio.

Espacios de acuerdo con las necesidades de la empresa

Cada uno de dichos aspectos se revisa en función del rubro de la empresa, ya que hay rubros con requerimientos especiales en términos de mobiliario, espacios y movilidad.

Por ejemplo, las empresas de tecnología y desarrollo de sistemas suelen requerir espacios especiales para ubicar servidores, mientras que una empresa de consultoría puede usar espacios y mobiliarios más sencillos. Especial atención deben tener las empresas que elaboran o comercializan alimentos, ya que requieren espacios de almacenamiento y estacionamiento para vehículos de carga, entre otras necesidades.

Una vez consideradas todas las variables, es momento de evaluar las modalidades de arriendo (oficinas amobladas y vacías).  Las oficinas amobladas se pueden arrendar bajo contratos desde 1 mes en adelante, sin necesidad de firmar por un año completo ni exponerse a penalizaciones. Asimismo, existe flexibilidad en cuanto al espacio: tamaño, tipo y número de puestos de trabajo. Incluso pueden combinarse espacios privados y compartidos (coworking), lo que es práctico y reduce costos.

Para las pymes, el arriendo de oficinas amobladas representa la mejor opción dada la flexibilidad de los espacios y contratos, ventaja que no ofrecen los arriendos de oficinas convencionales. Gracias al gran auge de esta modalidad, dentro de la oferta de arriendo, oficinas amobladas existen muchas y responden a las necesidades de todos los rubros: consultoría y administración en general, tecnología, salud, estética, alimentos y bebidas, entre otros.