La teleconferencia es un recurso que puede facilitar mucho la comunicación con clientes y compañeros de trabajo. Por esta razón, el 74% de las compañías señalan que la frecuencia del uso de video conferencias para fines laborales, como entrevistas a distancia, se ha incrementado en los últimos dos años.
El diseño de las salas de reuniones se ha tenido que adaptar para satisfacer las necesidades de comunicación remota para grandes empresas y pymes. Es común que los pequeños empresarios y freelances recurran al arriendo de sala de reuniones, por lo que deben revisar las características de estos espacios para celebrar sus videoconferencias con éxito.
Aunque parezca una obviedad, es básico que la sala de reuniones cuente con una conexión lo suficientemente rápida como para soportar llamadas o videollamadas a través de dispositivos electrónicos. Una llamada de voz requiere un mínimo de 30 kbps de velocidad, pero una videollamada de alta calidad requiere 400 Kbps y una en alta definición (HD), 1.2 Mbps. Las videoconferencias en grupo requieren alrededor de 2 Mbps de velocidad de descarga y 128 Kbps de subida.
La sala debe contar con auriculares, micrófonos y altavoces. También debe incluir proyector y pantalla en caso de que el empresario desee realizar una videoconferencia. Sise trata de una reunión uno a uno, la comunicación se puede hacer a través de una computadora personal. En este caso, el uso de auriculares es importante para minimizar las interrupciones y enfocarse 100% en la reunión.
El espacio debe estará condicionado para minimizar el ruido, ya que es uno de los factores que más puede afectar la calidad de la teleconferencia. Algunos elementos que son de mucha ayuda son la doble ventana, puertas aislantes, cortinas, así como alfombrados en pisos y muros para evitar el eco.
Toda sala de reuniones debe tener una iluminación correcta para que el rostro de todos los participantes en una teleconferencia sea visible para quienes se encuentran del otro lado de la pantalla. Esto requiere de equilibrio, es decir, evitar el exceso y procurar que la luminosidad sea suficiente.
Existen varios recursos gratuitos que han ido mejorando el servicio para satisfacer los requerimientos de las reuniones a distancia. Esimportante corroborar si el equipo de la sala de reuniones que se desea arrendar cuenta con el software que el empresario necesita.
Los incidentes pueden ocurrir y retrasar los tiempos de la teleconferencia. En caso de experimentar algún tipo de problema con el equipo de telecomunicaciones o la conectividad a internet, el proveedor de los servicios de arriendo de sala de reuniones debe contar con personal capaz de brindar asistencia.
Conocer estos requerimientos antes de arrendar un espacio es importante para que empresarios y emprendedores puedan organizar sus teleconferencias adecuadamente. Así aprovecharán las nuevas tecnologías y los espacios compartidos al máximo para ser más competitivos en el mercado laboral.
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